Das Centre for Childhood and Youth Research (CCY) an der Universität Luxemburg sucht eine*n Administrative Assistant für HBSC-Luxemburg. Zur Unterstützung der Forschungsgruppe Health Behaviour in School-aged Children – HBSC Luxembourg ist ein befristeter Teilzeit-Vertrag für 24 Monate zu besetzen.
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Angebot
Als Administrative Assistant für HBSC-Luxemburg steht Ihnen in Aussicht:
- Befristeter Vertrag für 24 Monate
- Teilzeit 20,0 Stunden pro Woche
- Ort der Arbeit: Belval
- Job-Referenz: UOL06303
Anforderungen
Als Administrative Assistant für HBSC-Luxemburg benötigen Sie:
- Höhere Ausbildung in Büromanagement (Bac+2/+3)
- Mindestens zwei Jahre Erfahrung im Sekretariatsbereich
- Sicherer Umgang mit moderner Bürosoftware
- Gute Kenntnisse von IT-Tools (Canva, soziale Netzwerke, Webex usw.)
- Sie sollten fließend Französisch sprechen und über sehr gute Englischkenntnisse verfügen.
- Kenntnisse der deutschen und/oder luxemburgischen Sprache sind von Vorteil.
- Gute organisatorische und planerische Fähigkeiten, mit ausgeprägter Aufmerksamkeit für Details
- Sie sollten in der Lage sein, sowohl auf eigene Initiative als auch im Team zu arbeiten.
- Teamfähigkeit und die Fähigkeit, in einem multikulturellen Umfeld zusammenzuarbeiten
Aufgaben
Als Administrative Assistant für HBSC-Luxemburg arbeiten Sie an den folgenden Aufgaben:
- Enge Zusammenarbeit mit Principal Investigator Dr. Carolina Catunda, und den anderen Teammitgliedern, um sie bei ihren täglichen Aufgaben zu unterstützen
- Organisation und Vorbereitung von Sitzungen/Veranstaltungen und Bereitstellung von Räumlichkeiten (in Zusammenarbeit mit internen und externen Dienststellen)
- Abfassung und Verteilung der Sitzungsprotokolle
- Organisation von Dienstreisen für die Teammitglieder
- Verfolgung von Bestellungen, Rechnungen und Reisekosten
- Verfolgung des Jahresbudgets
- Korrekturlesen übersetzter Dokumente (Berichte, Factsheets, Flyer usw.)
- Unterstützung bei der Pflege der Website und anderer Marketingmaterialien
- Mitwirkung am Einstellungsverfahren für neue Mitarbeitende und/oder Studierende
- Organisation der Veranstaltung zur öffentlichen Vorstellung der Berichte 2022 in Zusammenarbeit mit dem Ministerium für Gesundheit und soziale Sicherheit/Gesundheitsdirektion und dem Bildungsministerium
- Organisation der administrativen Aufgaben für die nächste Erhebungsrunde im Jahr 2026 in enger Zusammenarbeit mit dem Ministerium für Gesundheit und soziale Sicherheit/Gesundheitsdirektion, dem Bildungsministerium und den Schulen in Luxemburg
- Bereitstellung allgemeiner administrativer Unterstützung im Rahmen des CCY, falls erforderlich
Bewerbung
Bewerbungen sollten in französischer oder englischer Sprache online eingereicht werden und Folgendes enthalten:
- Lebenslauf
- Anschreiben (max. zwei Seiten)
Eine frühzeitige Bewerbung wird dringend empfohlen, da die Bewerbungen nach Eingang bearbeitet werden. Bitte bewerben Sie sich förmlich über das HR-System. Bewerbungen per E-Mail werden nicht berücksichtigt.
